Recrutement Assistant(e) de Responsables de Projets

Missions

Assurer le suivi administratif et financier des opérations, depuis l’appel d’offres jusqu’à la réception

• Constituer les dossiers de lancement et gestion des appels d’offres (dont saisie et préparation sur plateformes de dématérialisation, préparations des documents pour les organes décisionnaires, contrôle et demande des pièces avant contractualisation…),
• Contrôler et suivre les marchés depuis la notification jusqu’au décompte définitif,
• Contrôler les situations de travaux et d’honoraires et les mises en règlement dans le logiciel de gestion (dont gestion des garanties financières, agrément des sous-traitants…),
• Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier,
• Participer au suivi du budget et des comptes-rendus financiers des opérations,
• Suivi des subventions,
• Mise en place et suivi de tableaux de bord.

Assurer une fonction d’alerte et d’interface

• S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des opérations,
• Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers,
• Contribuer à la préparation des données et à la production des tableaux de saisie de données,
• Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…),
• Assurer à la demande des responsables de projets, les contacts avec les tiers (Maître d’œuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs…),
• Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les responsables de projets,
• Assurer une interface entre les différents membres de l’équipe dédiée au renouvellement urbain.

Assurer le secrétariat classique des responsables d’opérations

• Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l’accueil,
• Saisir et/ou rédiger les documents,
• Finaliser, envoyer et faire le suivi des courriers, particulièrement ceux liés aux procédures
• Traiter le courrier entrant et sortant,
• Organiser et traiter le classement,
• Organiser des réunions et des déplacements.
• Accueillir et orienter les interlocuteurs, partenaires, prestataires, institutionnels,

Assurer l’accompagnement des opérations d’acquisition et de reventes du patrimoine

• Assurer le suivi administratif et financier des opérations d’acquisition en lien avec les responsables de projets mais aussi avec les négociateurs fonciers externes et les notaires,
• Contribuer à la préparation des contrats de vente, au suivi administratif et financier des opérations de cession d’immeubles et/ou de terrain : assurer le suivi avec les notaires, les diagnostiqueurs, les géomètres etc.

Profil

Formation / expérience :

• Bac +2/3 en gestion administrative et comptable
• BTS ou expérience d’au moins 5 années d’un secrétariat opérationnel ou technique (par exemple dans le milieu du BTP / immobilier / aménagement urbain, ou au sein d’une collectivité)

Compétences / compétences attendues

• maîtrise des outils informatiques de base (traitement de texte et tableurs),
• connaissance de logiciels de gestion,
• notions de gestion et de comptabilité,
• connaissance générale et ou appétence pour les procédures liées à la commande publique

Seraient un plus :

• connaissance des procédures foncières
• connaissance des secteurs de l’aménagement urbain, de l’immobilier, des collectivités et de leurs acteurs
• connaissance générale de la réglementation des procédures d’urbanisme

Aptitudes et motivations, comportements professionnels

• sens du contact, du travail en équipe ;
• rigueur, méthode et sens de l’organisation ;
• polyvalence et adaptabilité ;
• dynamisme et réactivité ;
• capacité d’écoute, de reporting et de gestion des priorités ;
• capacité à appréhender un projet dans sa globalité.

Modalités

• Localisation : Saint-Etienne (quartier Fauriel)
• Rémunération : (en fonction du profil et de l’expérience).
• 13ème mois
• Mutuelle et chèques-déjeuners.
• Forme du contrat : CDD ou CDI. Possibilité de temps partiel. Temps de télétravail possible.
• Possibilité de détachement pour les titulaires de la fonction publique.